Kundengeschichten
#1
Umstellung von einer papierbasierten Buchführung auf eine digitale Buchführung
Unser Kunde hatte bislang keinen Kontoauszugsmanager im Einsatz, was zur manuellen Erfassung sämtlicher Bankbuchungen führte und somit einen erheblichen Zeitaufwand verursachte.
Auch die Eingangs- und Ausgangsrechnungen wurden manuell verbucht, was zusätzlich Ressourcen beanspruchte.
Die gesamte Buchhaltung war papierbasiert, was einen hohen Aufwand für Ablage, Sortierung und Recherche zur Folge hatte.
Die Buchungen können nun über die DATEV-Software automatisiert eingespielt werden, wodurch die manuelle Erfassung der Bankbuchungen entfällt. Durch das einsetzen von Lerndateien wurde eine Automatisierung erreicht, die es ermöglicht, gängige Buchungen (wie Miete, Strom, Versicherungen usw.) ohne manuelle Eingriffe zu verbuchen.
Belege, die der Kunde per E-Mail erhält, werden automatisiert in DATEV Unternehmen Online hochgeladen und entsprechend abgelegt, wodurch die gesamte manuelle Bearbeitung entfällt.
Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden revisionssicher in DATEV Unternehmen Online archiviert. Die Bearbeitung der Belege erfolgt einmalig in DATEV Unternehmen Online, wobei dieser Beleg gleichzeitig als Überweisungsträger für die Bank dient.
Belege, die zuvor bearbeitet wurden und nicht automatisch erkannt werden, werden manuell zugeordnet. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Vollständigkeit aller Belege überprüft werden kann und Rückfragen von Kanzleien auf ein Minimum reduziert werden.
Fazit: Erfolgreiche Umstellung auf digitale Buchhaltung – Effizienzsteigerung und Personalentlastung
Bei unserem Kunden haben wir die papierbasierte Buchhaltung so optimiert, dass der Personalbedarf signifikant gesenkt werden konnte. Einige Mitarbeiter haben von sich aus gekündigt oder befinden sich im Mutterschutz. Mit dem verbleibenden Personal haben wir die Prozesse so angepasst, dass kein zusätzliches Personal erforderlich ist.
Insgesamt konnten wir eine Zeitersparnis von 50 % realisieren.
#2
Optimierung digitaler Buchhaltungsprozesse
Unser Kunde hatte zuvor die Bankdaten über die DATEV-Software eingepflegt und Lerndateien erstellt, die jedoch nicht funktionsfähig waren. Dies führte dazu, dass wiederholt neue Lerndateien angelegt wurden, um die Automatisierung zu erreichen, was zeitintensiv war.
Die Eingangsrechnungen wurden in DATEV Unternehmen Online hochgeladen, jedoch nicht weiterverarbeitet. Zudem erfolgte keine automatisierte Übermittlung der Belege; stattdessen musste eine manuelle Übertragung vorgenommen werden.
Alle Bankbelege, auch als „sonstige Belege“ bezeichnet (z. B. Zahlungsavise und Mahnungen usw.), wurden in Papierform in einem Ordner gesammelt, was zeitaufwendig war, da diese Belege sortiert und teilweise gesucht werden mussten.
Die Zahlungen wurden über ein externes Online-Banking abgewickelt, wobei jeder zu überweisende Beleg manuell erfasst und überwiesen werden musste. Dies führte dazu, dass Skontofristen versäumt wurden und zunehmend Mahnungen eintrafen.
Die Kasse wurde in DATEV Unternehmen Online erfasst, jedoch war eine erneute Erfassung im Kanzlei Rechnungswesen erforderlich, da es zu einer fehlerhaften Übertragung gekommen war. Dies resultierte in einem monatlichen Doppelaufwand von 3 bis 4 Stunden.
Ausgangsrechnungen wurden in einem Warenwirtschaftsprogramm erstellt und per E-Mail versendet, mussten jedoch anschließend ausgedruckt und manuell in der Buchhaltung erfasst werden.
Ein Überblick über die Prozesse war nicht gegeben.
Die Belege, die in DATEV Unternehmen Online bearbeitet werden, fungieren gleichzeitig als Überweisungsträger. Die Nutzung von Online-Banking ermöglicht es, dass die Belege direkt mit den entsprechenden Bankumsätzen verknüpft werden. Diese Verknüpfungen konnten eins zu eins in das Rechnungswesen-Programm übernommen werden, wodurch der Erfassungsaufwand in der Buchhaltungssoftware erheblich minimiert werden konnte. Die Lerndateien haben wir so optimiert, dass diese nun funktionsfähig sind und den gewünschten nutzen bringen.
Auch die „sonstigen Belege“ wurden automatisiert in DATEV Unternehmen Online hochgeladen, wodurch Fristen nicht mehr versäumt wurden und eine zügige Bearbeitung möglich war.
Durch die Anpassung der Datenübergabe aus der Kasse in das Rechnungswesen konnte der Zeitaufwand auf ein Minimum reduziert werden, da die Daten direkt übertragen wurden.
Die Ausgangsrechnungen werden automatisiert beim Versand an den Kunden in DATEV Unternehmen Online hochgeladen und können von dort aus bearbeitet sowie mit den entsprechenden Bankumsätzen verknüpft werden.
Fazit: Durch die Zusammenarbeit mit unserem Kunden konnten wir die bestehenden Prozesse so automatisieren und optimieren, dass ein harmonisches Zusammenspiel der einzelnen Abläufe im Unternehmen gewährleistet ist. Die Aufgaben wurden so aufgeteilt, dass Effizienz und Digitalisierung in der Buchhaltung erreicht werden.
Insgesamt gelang es uns, an der Kasse monatlich drei bis vier Stunden einzusparen, was einer Reduktion von 50 % entspricht. Die Bank verzeichnete eine Zeitersparnis von 40 %, während die Bearbeitungszeiten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen um 30 % reduziert werden konnten.
#3
Kostensenkung durch Digitalisierung und Steuerberaterwechsel
Ein Kunde kam mit dem Anliegen zu uns, seine digitalen Buchhaltungsprozesse weiter zu optimieren.
Obwohl er bereits den Großteil seiner Buchhaltung selbst digital durchführte, waren die Kosten für den Steuerberater auffällig hoch. Die Abrechnung erfolgte weiterhin nach der Steuerberatervergütungsordnung (StBVV) auf Basis des Gegenstandswerts – ein Modell, das digitale Effizienz kaum berücksichtigt. Dies führte dazu, dass der Kunde für Leistungen zahlte, deren tatsächlicher Aufwand durch die Digitalisierung deutlich geringer war. Zusätzlich gab es Kommunikationsprobleme mit der bestehenden Kanzlei, was das Vertrauensverhältnis belastete.
Wir analysierten gemeinsam mit dem Kunden die Zusammenarbeit mit der bisherigen Steuerkanzlei und deckten ungenutzte Einsparpotenziale auf.
Anschließend begleiteten wir den Wechsel zu einer neuen, digital-affinen Steuerkanzlei. Dort wurde ein moderner Honorarvertrag auf Grundlage des tatsächlichen Arbeitsaufwands ausgehandelt. Gleichzeitig optimierten wir die bereits bestehenden digitalen Buchhaltungsprozesse weiter, um noch mehr Automatisierung und Effizienz zu erreichen.
Die neue Kanzlei erkannte diese Fortschritte und passte die Abrechnung entsprechend an.
Fazit: Durch den Wechsel der Steuerkanzlei und die weitere Digitalisierung konnte der Kunde seine Steuerberatungskosten um 80 % senken. Zusätzlich gewann er mit der neuen Kanzlei einen verlässlichen Partner, der seine moderne Arbeitsweise versteht und unterstützt. Der Kunde fühlt sich heute sowohl finanziell als auch in der Zusammenarbeit deutlich besser aufgestellt.
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Lass uns gemeinsam den Startschuss für deine digitale Buchhaltung setzen! Ich freue mich darauf, von dir zu hören.